Nếu bạn nhiều lần rơi vào tình cảnh việc chất đống như núi nhưng vẫn không bỏ được thói quen lướt Facebook, hãy thử áp dụng những cách sau để tiết kiệm thời gian nhiều hơn.
Bạn không phải là người duy nhất bị mạng xã hội và những cám dỗ khác làm mất tập trung khi làm việc – Ảnh: Stratablue
Một nghiên cứu tại Anh cho thấy trung bình mỗi nhân viên tốn khoảng một tiếng đồng hồ mỗi ngày chỉ để làm việc cá nhân. Vậy phải làm thế nào để tránh xao nhãng công việc?
Theo dõi cách sử dụng thời gian
Bước đầu tiên để ngừng tiêu phí thời gian là xem bản thân xao nhãng bao nhiêu thời gian mỗi ngày, vì lý do gì.
Hãy theo dõi thói quen làm việc và sinh hoạt trong 2 tuần để có kết quả rõ ràng nhất. Bạn có thể ghi chép lại, hoặc dùng ứng dụng quản lý thời gian Clockify.me. Điều này cho phép bạn nhìn trực diện vào những lý do khiến bạn mất tập trung.
Lập kế hoạch
Lịch làm việc đòi hỏi bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách khoa học – Ảnh: ANU
Một khi đã biết mình cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc, và thường lãng phí bao nhiêu thời gian, bạn sẽ dễ dàng lập kế hoạch quản lý cách làm việc và sinh hoạt.
Cách này nghe có vẻ quen? Không hẳn. Lịch làm việc không chỉ là danh sách những việc cần làm, mà còn đòi hỏi bạn phải sắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các nhiệm vụ một cách khoa học, dành thời gian hợp lý, và trên hết là sự kỷ luật của chính bạn.
Bạn cần phải rèn luyện rất nhiều và nghiêm túc với kế hoạch mới có thể tập được thói quen làm việc khoa học này. Một trong những cách giúp bạn ngừng xao nhãng chính là hãy tự đặt kỳ hạn cho mỗi nhiệm vụ. Bằng cách này, bạn sẽ có ý thức để hoàn thành công việc nhiều hơn.
Hoàn thành những việc khó trước
Bạn nên ưu tiên xử lý những việc khó trước, khi não bộ đủ sự tỉnh táo – Ảnh: Richtopia
Thông thường, chúng ta có thói quen làm việc dễ trước. Bạn cho rằng điều này giúp giảm bớt phần nào khối lượng công việc, và sau đó bạn có thời gian để xoay sở với những việc khó hơn.
Tuy nhiên, theo Dan Ariely, giáo sư tâm lý học và hành vi kinh tế tại Đại học Duke (Mỹ), năng suất của mỗi người thường đạt mức cao nhất trong vòng 2 tiếng sau khi thức dậy. Điều này cho thấy bạn nên ưu tiên xử lý những việc khó trước vì não bộ đủ sự tỉnh táo.
Với việc lặt vặt, bạn hãy xử lý ngay, đừng để danh sách chờ dài ra.
Theo dõi danh sách công việc
Bạn nên tập nhóm các nhiệm vụ tương tự lại vào một khung thời gian nhất định – Ảnh: Wbcvoice
Bạn có từng rơi vào hoàn cảnh phải chuyển qua làm việc khác khi đang dang dở một nhiệm vụ? Tình cảnh này rất phổ biến đối với dân văn phòng. Tuy nhiên, những kết quả nghiên cứu cho thấy thói quen chuyển đổi qua lại giữa các nhiệm vụ sẽ làm giảm đến 40% thời gian mang lại cho bạn hiệu suất cao.
Để xử lý tình trạng này, bạn nên tập nhóm các nhiệm vụ tương tự lại vào một khung thời gian nhất định. Ví dụ, hãy chuyển họp xuống buổi chiều, hoặc dành riêng 1 tiếng đầu buổi sáng để trả lời email.
Nghỉ ngơi
Hãy làm việc 25 phút, sau đó nghỉ ngơi 5 phút và tiếp tục lặp lại cách này – Ảnh: Human Resources Online
Bạn cho rằng nghỉ ngơi “ăn cắp” thời gian xử lý công việc? Các nhà khoa học đã chứng minh nghỉ ngơi giúp cải thiện năng lượng, động lực và cả tâm trạng. Từ đó, bạn có thể thức dậy với tinh thần sảng khoái hơn để tiếp tục công việc.
Bạn không cần phải nghỉ ngơi vài tiếng đồng hồ, mà chỉ cần chợp mắt khoảng 15 phút, hoặc rời khỏi màn hình máy tính 5 phút để nghe một bản nhạc, uống ly nước. Điều này cũng giúp bạn giảm căng thẳng rất nhiều.
Một trong những cách nghỉ ngơi bạn có thể áp dụng là Pomodoro. Hãy làm việc 25 phút, sau đó nghỉ ngơi 5 phút và tiếp tục lặp lại cách này.
Dùng công nghệ để quản lý bản thân
Ngày nay, điện thoại, các ứng dụng hay trình duyệt web đều có chức năng giới hạn thời gian truy cập – Ảnh: Jack’s Advice
Nếu cảm thấy mình dễ bị mất tập trung vì truy cập mạng xã hội, hãy thử áp dụng cách cài đặt giới hạn thời gian sử dụng cho một số địa chỉ web nhất định. Bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian nhờ ngưng thói quen này mỗi ngày.
BÌNH MINH: tuoitre.vn